• hamidreza98
• 1401/12/07
• 1 نظر

روش های نوین نوبت دهی در سازمان ها و مراکز خرید

روش های نوین نوبت دهی در سازمان ها و مراکز خرید در سال های اخیر اهمیت فزاینده ای پیدا کرده است. از آنجایی که سازمان‌ها و مراکز خرید برای بهبود تجربه مشتری تلاش می‌کنند، رویکرد سنتی در صف‌بندی برای پاسخگویی به تقاضاهای در حال تغییر دنیای مدرن تکامل یافته است. آیا تا به حال به این موضوع اندیشیده اید که واقعا چیزی بیشتر از اتلاف وقت در صف‌های طولانی نوبت دهی حوصله شما را سرمی‌برد؟
 

روش‌های نوبت دهی در واقع از سیستمهای نوبت دهی برای کاهش ازدحام و صف استفاده می‌کنند و در اغلب موارد موفق عمل کرده و از آشفتگی یک محیط چه اداری و چه تجاری و تفریحی کاسته و رضایت مشتریان را در پی داشته است. در ادامه با چند روش مرسوم و نوین این سیستم آشنا می‌شویم.

در این روش افراد مستقیم با دستگاه نوبت دهی در ارتباط هستند و می‌توانند پس از نتخاب خدمات مدنظر فیش صادر شده را که عموما شامل شماره نوبت، مدت زمان انتظار و تعداد افرادی که جلوتر از شما در صف هستند، است. در این سیستم می‌توان از انواع کیوسک‌ های دکمه دار یا استند تاچ و هوشمند استفاده کرد. مزایای استفاده از این روش نوبت دهی ایجاد نظم و آرامش در محیط‌، افزایش دقت و سرعت متصدیان حاضر در مرکز، گزارش خدمات استفاده شده،‌ مدیریت زمان و ارائه سرویس بهتر است.

امکانات روش نوبت دهی فیزیکی

• می‌توان به صورت کابلی یا بی‌سیم از کیوسک استفاده کرد.
• نصب آن سریع و بی‌دردسر است.
• مدل‌های متنوع از آن تولید شده و می‌توان در محیط‌های گوناگونی از آن استفاده کرد. مثل نانوایی‌ها، فروشگاه‌های خرده‌فروشی، گالری‌های پوشاک و غیره.

برای بهره بری از روش نوبت دهی فیزیکی می توانید از کیوسک های لمسی شرکت دیتک سیستم از قبیل کیوسک لمسی روماک و کیوسک لمسی آبنوس استفاده نمایید.

یکی از پیشرفته ترین روش‌های نوبت دهی است که در آن با کمک سامانه‌های مختلف و اپلیکیشن‌های به روز کار نوبت‌دهی انجام می‌شود. در روش نوبت‌دهی آنلاین افراد با چند کلیک ساده می‌توانند خدمات و نوبت مدنظر را دریافت کنند.

استفاده ازین روش بسیار کارآمد است و به سخت‌افزار و دانش خاصی نیاز ندارد. این برنامه و روش روی بسیاری از کسب‌وکارها اجرا می‌شود. در این روش نوبت‌دهی به صورت بی‌وقفه و 24 ساعته انجام می‌شود و به این ترتیب بالاتر رفتن سود فروش و درآمد هم طبیعی است. این روش نقش موثری در کاهش نوبت‌های کنسلی و افزایش بازدهی پرسنل دارد. این روش گزارش کاملی از عملکرد مشتریان و پرسنل به مدیران می‌دهد که می‌توانند به کمک آن نقاط ضعف را یافته و آن را رفع کنند.

این روش نوین نوبت دهی برای تمام کسب‌وکارهایی که مراجعه حضوری دارند بسیار کارآمد و مفید است و نیازی نیست حتما شرایط کاری افراد گسترده باشد تا از این روش نوین استفاده کنند چرا که می‌توانند سامانه‌ای متناسب با حجم کار و نیاز کسب‌وکار خریداری کنند.

دیگر یک گوشی هوشمند همراه دست همه است. پس این روش را می‌توان روشی نوین برای نوبت‌دهی به شمار آورد‌. نوبت دهی پیامکی با ارسال پیام به گوشی همراه مشتریان انجام می‌شود. این سیستم در دسترس عامه مردم قرار دارد و به آنها امکان می‌دهد که در هر زمان و مکانی نوبت خود را ثبت کنند. این روش نوین به راحتی مشتریان را از زمان مراجعه و نوبت بعدی آگاه می‌کند و بیشتر در مراکز پزشکی و کلینیک‌های درمانی و زیبایی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

یکی از روش های جدید و موثر در صف بندی، اجرای صف های مجازی است. در این روش به جای اینکه مشتریان به صورت فیزیکی در صف منتظر بمانند، به آنها یک نقطه مجازی اختصاص داده شده و زمانی که نوبت به آنها برسد به آنها اطلاع داده می شود. این امر نیاز به صف‌های فیزیکی را از بین می‌برد و مشتریان را قادر می‌سازد تا در زمان انتظار در فعالیت‌های دیگری شرکت کنند یا فروشگاه را مرور کنند. صف های مجازی در کاهش زمان انتظار درک شده موفق بوده اند و می توانند رضایت مشتری را تا حد زیادی افزایش دهند.

علاوه بر این، سازمان‌ها و مراکز خرید شروع به ادغام اپلیکیشن‌های تلفن همراه و کیوسک‌های سلف‌سرویس کرده‌اند تا تجربه‌ای ساده‌تر از صف‌بندی را برای مشتریان فراهم کنند. با کمک این ابزارهای دیجیتال، مشتریان می توانند از راه دور به صف ها بپیوندند، زمان انتظار تخمینی را دریافت کنند و حتی در حین انتظار، خرید انجام دهند. این نه تنها کارایی را در مدیریت جریان مشتری بهبود می بخشد، بلکه راحتی و رضایت مشتری را نیز افزایش می دهد.

همچنین سازمان‌ها در حال بررسی استفاده از هوش مصنوعی (AI) و الگوریتم‌های یادگیری ماشین برای بهینه‌سازی صف هستند. با تجزیه و تحلیل داده های تاریخی در مورد جریان مشتری و پیش بینی تقاضای آینده، این سیستم های هوشمند می توانند به صورت پویا ظرفیت خدمات را برای به حداقل رساندن زمان انتظار تنظیم کنند. در زمان نه چندان دور چنین استراتژی‌های مدیریت صف فعالانه‌ای محبوبیت پیدا می‌کنند، زیرا رویکردی سازگارتر و مشتری محور را ارائه می‌دهند.
 

باید بدانید که سیستم‌های نوبت‌دهی انواع مختلفی داشته و از روش‌های مختلفی می‌توان خدمات نوبت‌دهی را ارائه داد اما سیستمی مورد تایید و استقبال قرار می‌گیرد که در آن انواع روش های آنلاین، تلفنی، نرم‌افزای و حتی کیوسک هوشمند به کار گرفته شود تا همه‌چیز تکمیل و بدون ایراد پیش رفته و بی‌نظمی ایجاد نشود البته این واجب نیست اما روش‌های مکمل کنار هم کارایی بهتری خواهند داشت.

از دیگر ویژگی‌هایی که روش‌های نوبت دهی نوین لازم است داشته باشند این است که امکان تعیین چند نوع نوبت را برای هر مشتری لحاظ کنند. این ویژگی در بحث درمان بیشتر به کار می‌رود چرا که ممکن است کسی همزمان به عمل جراحی، سونوگرافی و ویزیت احتیاج داشته باشد و این روش کمک بزرگی برای دریافت چند نوع نوبت می‌کند. در ادامه بیشتر مزایای استفاده از این روش‌ها را بیان می‌کنیم.

امکان اطلاع از نظرات دیگر مشتریان

برخی از روش‌های نوین نوبت دهی شرایطی را ایجاد کرده‌اند که در آن امکان نظرسنجی و ثبت پیشنهادات وجود دارد. بنابراین استفاده از این روش می‌تواند به افراد جهت انتخاب خدمات بهتر کمک کند.

جلوگیری از اتلاف وقت

یکی از مزیت های اصلی روش های نوین نوت دهی، کاهش زمان انتظار است. صف های خطی سنتی اغلب باعث ناامیدی در بین مشتریان می شود که منجر به برداشت منفی از سازمان یا خدمات می شود. با این حال، فن آوری های پیشرفته صف بندی، مانند صف مجازی و کیوسک های دیجیتال، می توانند زمان انتظار را به میزان قابل توجهی به حداقل برسانند. با کمک سامانه‌های نوبت دهی خیلی راحت زمان و نوبت هر فرد مشخص شده است و بسیاری از افراد می‌توانند آن زمانی که قرار بود در صف منتظر بایستند را صرف انجام امور شخصی یا عقب افتاده خود کنند. 

عدم ایجاد ازدحام در مراکز و دفاتر مدنظر

هیچ‌کس از شلوغی و آشفتگی یک دفتر کار یا یک مرکز درمانی خوشش نمی‌آید. روش‌های نوبت‌دهی به کمک افراد آمده و با نوبت دهی منظم و رأس ساعت به هرکس از شلوغی بیش از حد هر مکان می‌کاهد. به طور کلی روش های نوین نوبت دهی باعث کاهش فضاهای انتظار فیزیکی می شود که می تواند برای سازمان هایی با فضای فیزیکی محدود یک مزیت باشد. صف مجازی به مشتریان اجازه می دهد تا از راه دور منتظر بمانند و نیاز به مناطق انتظار بزرگ را کاهش می دهد. این نه تنها منجر به صرفه جویی در هزینه های مربوط به تخصیص فضا می شود، بلکه زیبایی شناسی و محیط کلی سازمان را نیز افزایش می دهد.

امکان رزرو نوبت در هر موقعیتی

گاهی می‌توان بدون بیرون آمدن از منزل و صرف وقت و هزینه در هر ساعت و موقعیتی به‌طور آنلاین نوبت خود را در مرکزی ثبت کنید‌ و این می‌تواند گامی بزرگ در باب روش‌های نوین نوبت دهی باشد.

کهولت سن

برای تمام کسانی که کهولت سن و بیماری خاص دارند فرآیند نوبت دهی نوبت دهی و ایستادن در صف سخت و طاقت فرسا است. روشهای نوین نوبت دهی به آنها این امکان را می‌دهد که بدون خستگی و فوت وقت در سریع‌ترین زمان ممکن نوبت مدنظر را رزرو کنند.

بهره وری کارکنان

در این روش کارکنان زمان خود را صرف دادن نوبت و بحث کردن با مراجعین نمی‌کنند و در نتیجه خسته نشده و زمان ذخیره شده را صرف امور مهم‌تری خواهند کرد. در نتیجه راندمان کار آنها بیشتر شده و بهره وری بهتری خواهند داشت.

ادغام یکپارچه با سایر فناوری ها

روش‌های نوین می‌توانند به‌طور یکپارچه با سایر فناوری‌های نوظهور ادغام شوند و این مسئله مزایای آن‌ها را بیشتر کنند. برای مثال، می‌توان آن‌ها را با هوش مصنوعی (AI) و سیستم‌های چت بات ترکیب کرد تا پاسخ‌های خودکار، پرسش‌های متداول پیشگیرانه و توصیه‌های شخصی‌سازی شده را ارائه دهند. با استفاده از چنین فناوری‌های یکپارچه‌ای، سازمان‌ها می‌توانند تجربه خدمات جامع و شخصی‌شده را ارائه دهند و رضایت و وفاداری مشتری را بهبود بخشند.

جمع‌آوری داده‌های مفید

روش‌های نوبت دهی پیشرفته می‌توانند به طور یکپارچه با سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ادغام شوند و سازمان‌ها را قادر می‌سازند داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌های ارزشمندی را برای بهبود فرآیند و مدیریت منابع جمع‌آوری کنند. در این روش‌ها می‌توان اطلاعات سودمندی از روند کار، میانگین نوبت‌های رزرو شده، مدت زمان انتظار افراد در صف، بازخورد مشتریان و رضایت آنها به دست آورد.

تخصیص بهینه منابع

سیستم های نوبت دهی هوشمند ابزارهایی را برای بهینه سازی تخصیص منابع در اختیار سازمان ها قرار می دهند. با تجزیه و تحلیل الگوهای صف و داده های مشتریان، کسب و کارها می توانند منابع خود را به طور موثرتری تخصیص دهند، مانند سطوح کارکنان و ظرفیت های خدمات. به عنوان مثال، در ساعات اوج مصرف، سیستم می تواند به طور خودکار تخصیص نمایندگان خدمات را مطابق با افزایش تقاضا تنظیم کرده و از کارایی بهینه اطمینان حاصل کند. این موضوع منجر به استفاده بهتر از منابع، کاهش هزینه و بهبود عملکرد کلی عملیاتی می شود.

ساده سازی فرآیندها

 بهره برداری از روش‌های نوین همچنین فرآیندها را ساده می‌کنند و به سازمان‌ها اجازه می‌دهند کارآمدتر عمل کنند. به عنوان مثال، سیستم‌های نوبت دهی هوشمند می‌توانند به طور خودکار مشتریان را بر اساس نیازها و معیارهای خدماتشان به نماینده خدمات موجود بعدی اختصاص دهند. این امر نیاز مشتریان را برای تشخیص اینکه به کدام صف بپیوندد را از بین برده و سردرگمی را کاهش و روند کلی ارائه خدمات را تسریع می کند.

با وجود مزایای بی شماری که روش های نوین نوبت دهی در سازمان ها و مراکز خرید به همراه دارند، چالش هایی نیز وجود دارد که سازمان ها باید به آنها رسیدگی کنند. یکی از اشکالات احتمالی، نیاز مشتریان به سازگاری با این سیستم های جدید است. آشنایی افراد با صف‌های مجازی یا برنامه‌های تلفن همراه ممکن است زمان ببرد؛ از این رو برخی از مشتریان همچنان روش‌های سنتی صف را ترجیح می‌دهند. برای جلوگیری از این موضوع سازمان‌ها باید استراتژی‌های انتقال را طراحی کرده و آموزش کافی برای اطمینان از روند پذیرش روان ارائه دهند.

علاوه بر این، اجرای روش‌های صف‌بندی پیشرفته نیاز به سرمایه‌گذاری قابل توجهی در زیرساخت‌ها و فناوری دارد. سازمان ها و مراکز خرید باید قبل از اجرای این سیستم ها در مقیاس بزرگ، پیامدهای هزینه و بازگشت سرمایه بالقوه را به دقت ارزیابی کنند. همچنین این سیستم‌های جدید ممکن است به تعمیر و نگهداری منظم و به‌روزرسانی‌ها برای اطمینان از عملکرد روان خود نیاز داشته باشند که این امر مستلزم تعهد مالی مداوم است.

عامل دیگری که باید در نظر گرفت، معایب بالقوه تکیه صرفاً بر فناوری است. در حالی که روش‌های صف دیجیتال راحتی و کارایی را افزایش می‌دهند، ممکن است منجر به تجربه مشتری غیرشخصی شوند. برخی از مشتریان ممکن است ترجیح دهند در طول فرآیند نوبت دهی با کارکنان تعامل داشته باشند و به تخصص آنها تکیه کنند. سازمان‌ها باید تعادلی بین اتوماسیون و شخصی‌سازی ایجاد کنند و اطمینان حاصل کنند که لمس انسان به طور کامل از بین نمی‌رود.
 

کلام آخر

در پایان باید بگوییم، روش های نوین نوبت دهی در سازمان ها و مراکز خرید، تجربه مشتری را متحول کرده است. استفاده از روش‌های نوین نوبت دهی می‌توان مشتریان را بهترین نحو ممکن سامان داد و هر یک رت در جای صحیح قرار داده و بدین ترتیب از شلوغی محیط جلوگیری کرد. مثلاً اگر یک مشتری زودتر از سایرین نوبت گرفته است اما انتهای صف قرار دارد خیلی‌ راحت می‌توان طبق شماره نوبت او را به ابتدای صف برد و اینگونه بدون هرج و مرج هر کس دقیقا سرجایی که باید قرار می‌گیرد. همچنین بسیاری از سیستم‌های نوبت دهی اعلاناتی مانند ترک صف، حرکت به مرحله دیگر، هشدار رسیدن نوبت و غیره را به مشتریان اعلام می‌کند و این باعث کاهشی استرس ناشی از در انتظار صف می‌شود.

در نهایت فراموش نکنید سیستم مدیریت صف بخش مهمی از رضایت مشتریان را تشکیل می‌دهد بنابراین اگر تصمیم دارید رضایت مخاطبان را از نحوه کار دفتر،‌ فروشگاه یا سازمان خود بالا ببرید بهتر است یکی از روش‌های نوین نوبت دهی را انتخاب کرده و برای تهیه‌ی آن با پشتیبانی سایت تماس بگیرید و پس از کسب اطلاعات لازم روش مدنظر را انتخاب و آن را در محیط‌ کاری اجرایی کنید. 
 

مطلب پیشنهادی: معرفی انواع کیوسک لمسی و کاربرد آنها